Bảo quản viên và điều phối viên không có "quyền chỉ huy" như một số người nghĩ. Họ có thể vẽ ra ranh giới dựa trên các chính sách, chuẩn mực chung và phán quyết, rồi thực thi chúng bằng việc sử dụng công cụ. Họ thường có cái nhìn sâu sắc và đề xuất cho người dùng và họ giỏi hợp tác với người khác và làm việc với họ. Nhưng họ không bao giờ đóng vai trò như là "người quản lý" theo nghĩa của một chức trong công ty. Họ thực hiện các chính sách mà cộng đồng nói chung đã chấp thuận. Chẳng hạn:

• Họ không quyết định những gì người khác sẽ thấy. Chẳng hạn, bảo quản viên xóa trang chỉ có thể làm thế trong các trường hợp mà cộng đồng đã chấp thuận. Họ chỉ là người thực hiện - họ không quyết định những chính sách và quy tắc.
• Họ không cần biết mọi thứ hoạt động ra sao. Họ cần biết đủ để không sử dụng sai những gì họ chạm vào, và tự ứng xử tốt. Sự nhấn mạnh là "không phạm sai lầm", không phải "làm tất cả". Người dùng thực hiện mọi thứ, bảo quản viên viên chỉ xử lý một số trường hợp ngoại lệ vì một số lý do mà không thể để mọi người dùng mới làm như vậy. Ngay cả những bảo quản viên rất có kinh nghiệm — kể cả những người được bầu vào các vị trí cao hơn bảo quản viên viên — thường không biết mọi thứ hoạt động như thế nào.
• Bảo quản viên là những người dùng mà cộng đồng tin tưởng để vận hành các công cụ. Nếu bảo quản viên trong một năm mà không thực hiện bất kỳ sửa đổi nào, điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là ảnh hưởng đến mức độ tin cậy của họ khi họ quay lại sửa đổi. Do đó, nghĩa vụ của bảo quản viên không phải là "làm" bất kỳ vai trò cụ thể nào; thay vào đó, họ cần hành động có trách nhiệm nếu hoặc khi họ thực hiện hành động.
• Bảo quản viên nên nhận được sự tôn trọng rộng rãi, nhưng thành thật mà nói, không người dùng nào có nghĩa vụ phải tôn trọng hoặc lắng nghe họ (đó không phải là yêu cầu để được sửa đổi), và nhiều người sẽ không. Cấm không đơn thuần là một công cụ được sử dụng để thay cho việc thảo luận với mọi người.

Tiêu chuẩn cao là cần thiết, nhưng nhiều người sẽ có quan niệm sai lầm về những gì bảo quản viên thực sự làm. Hầu hết, bảo quản viên là:

1. người dùng mà cộng đồng đã chọn dựa trên kinh nghiệm và sự tin tưởng.
2. những người dùng luôn có tiêu chuẩn tốt về đạo đức chung với tư cách là người biên tập.
3. người dùng được tin tưởng cho phép sử dụng các công cụ mà vì lý do thực dụng mà khả năng truy cập cần bị hạn chế (do sự hiện diện của nhiều người trên Internet có thể sẽ sử dụng chúng cho các mục đích không giúp ích gì cho dự án).
4. người dùng được tin cậy chỉ sử dụng các công cụ được cung cấp để đưa ra quyết định theo những gì mà cộng đồng đã chấp thuận, mà không phải là điều gì khác